„Gute Absageschreiben sind ehrlich, empathisch und individuell“

Die Absage an eine Bewerberin oder einen Bewerber ist kein Ende einer Beziehung – sie ist eine Investition in die Zukunft. Oder eben das Gegenteil davon. Absagen gehören zum Tagesgeschäft jedes Unternehmens. Und doch behandeln viele Arbeitgeber diesen Moment wie eine lästige Pflicht: Standardmail raus, Akte zu, nächste Person. Was dabei auf dem Spiel steht, unterschätzen die meisten. HR-Experte Marcel Rütten bringt es im Interview mit Personalwirtschaft auf den Punkt: «Eine Absage ist im Grunde genommen nur eine Momentaufnahme in einem sehr eingeschränkten Kontext.» Wer heute nicht passt, kann in zwei bis drei Jahren genau die Fachkraft sein, die ein Unternehmen dringend sucht. Eine gute Absage hält diese Tür offen – eine schlechte schliesst sie dauerhaft. Und die Konsequenzen reichen weiter als man denkt. Wer als Kandidat eine schlechte Erfahrung macht, bewirbt sich nicht nur nie wieder – er teilt seine Enttäuschung im Freundeskreis, auf Kununu und meidet das Unternehmen im Zweifel auch als Kunde. Was macht eine Absage gut? Laut Rütten sind es drei Eigenschaften: Ehrlichkeit, Empathie und Individualität. Keine Floskeln, keine Massenmails ohne Bezug. Stattdessen ein Schreiben, das zur Arbeitgebermarke passt, respektvoll formuliert ist und dem Gegenüber das Gefühl gibt, wirklich wahrgenommen worden zu sein. Auch das AGG – das viele Unternehmen als Vorwand nutzen, kein individuelles Feedback zu geben – lässt individuelles Kommunizieren durchaus zu. Das klingt aufwendig, muss es aber nicht sein. Moderne Bewerbermanagementsysteme erlauben eine grosse Bibliothek an Textbausteinen, die sich situationsgerecht kombinieren lassen. Individualität und Effizienz schliessen sich nicht aus.