Software für Bewerbermanagement - so finden Sie das passende Tool

Die Auswahl einer Software erfordert eine fundierte Recherche und entsprechend viel Zeit - besonders wenn man in einem Software-Bereich mit so vielen verschiedenen Lösungen und Varianten noch keine Erfahrung hat. Im Web finden sich unzählige Anbieter; hier einen Überblick zu gewinnen ist nicht einfach. Deshalb ist es empfehlenswert, dass Sie sich bereits vorgängig überlegen, welche Anforderungen Sie an eine Bewerbermanagement-Software stellen.

Nehmen Sie sich Zeit, um über Ihren Personalbeschaffungs-Prozess als Ganzes nachzudenken. Stellen Sie sich dazu Fragen:

• Sind Sie mit dem aktuellen Prozess zufrieden oder möchten Sie etwas ändern oder vereinfachen?
• Müssen Sie pro Jahr mehr als vier Vakanzen rekrutieren?
• Bekommen Sie auf gewisse Stellen so viele Bewerbungen, dass Sie stundenlang damit beschäftigt sind, diese zu beantworten?

Haben Sie sich grundsätzlich für die Anschaffung einer Software entschieden, erstellen Sie am besten einen Anforderungskatalog, den die Software erfüllen muss. Hier ein paar Punkte, welche Sie bei der Evaluation der Software berücksichtigen sollten:

Kosten

• Was kostet die Bewerbermanagement-Software initial und jährlich?

Bedienung

• Ist die Software intuitiv und benutzerfreundlich? Auch für BewerberInnen?
• Kann die Software auch auf mobilen Geräten genutzt werden?

Stellenanzeigen

• Welche Möglichkeiten bietet die Software für die Gestaltung der Inserate?
• Bietet die Software die Möglichkeit, ein Inserat einfach auf verschiedenen Kanälen zu publizieren (diverse Online-Stellenplattformen, eigene Website usw.)
• Bietet die Software sogenannte Direktlinks, mit welchen Sie das gestaltete Inserat sehr einfach auf anderen Stellenplattformen publizieren können?

Bewerbungen

• Welche Kommunikationsmöglichkeiten mit Bewerbenden bietet die Software? (z.B. Eingangsbestätigungen, Zwischenmeldungen, Massenablehnungen für Bewerber)
• Können Workflows definiert werden, wie Bewerbungen intern gehandhabt werden?
• Können Bewerbungen intern an andere Personen weitergeleitet werden?
• Können in der Software Gruppen oder Abteilungen definiert werden, welche unabhängig voneinander die entsprechenden Bewerbungen bearbeiten und verwalten können?
• Gibt es einen klaren Überblick über alle Informationen (Ranking, Status etc.)

Statistiken

• Liefert die Software Auswertungen und Reports? Decken sich diese mit den gewünschten Anforderungen?

Support

• Wie werden Schulungen durch den Anbieter durchgeführt? Sind diese in den Kosten enthalten?
• Gibt es Schulungsfilme, welche die Anwendung im Detail erklären?
• Wie wird der Support gewährleistet (Telefon, E-Mail, Hilfesystem usw.)?
• Werden Supportanfragen verrechnet oder sind diese in den jährlichen Kosten inkludiert?

Datenschutz

• Werden die Schweizer Datenschutzbestimmungen eingehalten?

Zum Schluss

• Lässt sich Ihr Rekrutierungsprozess mit der Software tatsächlich verbessern?
• Verfügt die Software über ergänzende Module, mit welchen auch weitere Aufgaben im Personalbereich verwaltet werden können (Compliance Management, Onboarding, Digitale Personalakte, Skills Management, Lohnverwaltung, Mitarbeitergespräche, Arbeitszeugnisse usw.)?

Selbstverständlich ist diese Aufstellung nicht abschliessend und es gibt mit Sicherheit noch weitere Anforderungen, die Sie für Ihren individuellen Rekrutierungsprozess ermitteln müssen, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden. Vor dem Kauf sollten Sie unbedingt die Möglichkeit nutzen, die verschiedenen Software-Produkte intensiv zu testen. Alle Produkte bieten hierfür kostenlose Demo-Accounts. Wenn Sie nach Ablauf der Testphase den Entscheid noch nicht definitiv fällen konnten, können Sie die Testzeit verlängern lassen.

Lassen Sie sich unbedingt die nötige Zeit, denn eine Bewerbermanagement ist wie ein Buchhaltungs-Tool eine Software, bei welcher ein späterer Wechsel mit viel Aufwand verbunden sein kann

Als Unterstützung bei der Suche nach einem passenden Anbieter hat das Swiss IT Magazine in seiner Ausgabe vom Juli/August 2020 eine Übersicht über HR-Management Tools veröffentlicht, welche wir Ihnen nicht vorenthalten möchten:

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Ob mit oder ohne Software - wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Personalrekrutierung!